Hukka-Putki ry:n tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste, laadittu 1.6.2018
- Rekisterinpitäjä: Hukka-Putki ry
Katso ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.hukka-putki.fi
- Rekisterin nimi:
Hukka-Putki ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri
- Rekisterin käyttötarkoitus:
Jäsenrekisteritietoja käytetään Hukka-Putki ry:n jäsenasioiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä tarjonnan ja palvelujen kohdistamiseen, analysointiin, kehittämiseen ja tuottamiseen
sekä yhdistyksen historian tallettamiseen.
Rekisteritietoja voidaan käyttää seuran ja jäsenen tai asiakkaan väliseen markkinointiin. Jäsenellä ja asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.
Jäsenen sekä asiakkaan viestit yhdistykselle voidaan tallentaa. Tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakas- ja jäsenpalvelutapahtumien todentamiseen.
Tallennettua viestintää käsittelevät ainoastaan kulloisenkin toiminnan vastuuhenkilöt.
- Rekisterin sisältämät tiedot:
Rekisteri voi sisältää Hukka-Putken jäsenistä ja palveluiden käyttäjistä seuraavia tietoja: nimi, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, syntymäaika, koiran nimi, koiran rotu, koiran
syntymäaika, agility-lisenssin laji ja numero, pätevyydet (koulutusohjaaja, koetoimitsija ja vastaavat), koiran
taso tai kilpailuluokka, osallistuminen eri kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin sekä
tulokset eri kilpailuista.
Rekisteri sisältää myös suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
- Rekisteritietojen tietolähde:
Henkilötietoja kerätään jäsenyyden hakemisen yhteydessä, palveluita käytettäessä tai yhdistyksen
toimintaan osallistuessa tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Jäsenen tai toimintaan osallistuvan tietoja
voidaan kerätä myös eri lajiliittojen lisenssijärjestelmistä.
- Tietojen luovutus:
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille (lähinnä lajiliitot) palvelun suorittamiseksi, etujen
edistämiseksi sekä tilastointia varten.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita Hukka-Putken yhteistyökumppaneilla (lajiliitot) tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla.
Hukka-Putkella on oikeus käyttää ja luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain johdosta,
teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi.
Ilmoittautumalla ja osallistumalla yhdistyksen järjestämään toimintaan, kuten esimerkiksi kilpailut ja
koulutukset, asiakas antaa yhdistykselle oikeuden julkaista osallistuja-, lähtö- ja tuloslistat yhdistyksen
nettisivuilla sekä asettaa nähtäville tapahtumapaikalle.
- Alaikäisten henkilöiden tietojen käsittely:
Hukka-Putki ry käsittelee myös alaikäisten jäsenten henkilötietoja samassa laajuudessa kuin edellä on
kuvattu. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan huoltajien suostumuksella eli jäsenhakemuslomakkeen on
oltava huoltajan lähettämä tai hyväksymä.
- Rekisterin suojauksen periaatteet ja asiakasrekisterin luottamuksellisuus:
Huolehdimme asianmukaisista toimenpiteistä pitääksemme henkilötiedot turvassa.
Vaikka huolehdimme rekistereidemme suojaamisesta, emme kuitenkaan voi taata, että internet-sivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.
Jäsenrekisteri on vain kulloisenkin jäsensihteerin sekä tarvittaessa yhdistyksen hallituksen tarkasteltavissa ja
käytettävissä.
Tiedot henkilöiden osallistumisesta kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin ovat
yhdistyksen eri vastuu- ja toimihenkilöiden käytössä järjestelytehtävien ajan, jonka jälkeen ne siirtyvät
yhdistyksen arkistoon.
Tietoja käsitellään sekä sähköisesti että paperimuodossa.
Yhdistyksen arkisto (sähköinen ja paperiarkisto) on kulloisenkin hallituksen hallinnassa.
Hukka-Putki hallinnoi jäsentensä sekä palveluiden käyttäjien tietoja myös kolmannen osapuolen
(lajiliitot) järjestelmien kautta. Näiden järjestelmien käyttöoikeus edellyttää järjestelmän pääkäyttäjän
myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason.
Järjestelmän käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja
sisäänkirjautumisia valvotaan.
Hukka-Putken hallituksella ja toimikunnilla on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin jäsen- ja asiakastietoihin.
- Rekisteröidyn oikeudet:
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia
mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna yhdistyksen jäsensihteerille. Tarkista
ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.hukka-putki.fi. Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Hukka-Putki ry:n jäsen- ja asiakasrekisterin tietoja.
Voit kieltäytyä suoramarkkinoinnista (jäsentiedotteista) ottamalla yhteyttä yhdistyksen jäsensihteeriin.
Tarkista ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.www.hukka-putki.fi.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen
rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”) ja tietojen rajoittamiseen. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle.
Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen on aina jäsenyyden ja
tietyissä tilanteissa palvelujen käyttämisen edellytys. Yhdistys varaa oikeuden keskeyttää palveluiden
tarjoamisen tai estää jäsenyys, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii
niiden poistamista.
- Henkilötietojen säilyttäminen:
Säilytämme jäsenten henkilötiedot aktiivisessa käytössä vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää
tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen
tätä pidempään ole lain edellyttämä tai lain nojalla sallittu.
Jäsenluettelo (tilanne vuoden viimeisenä päivänä) sekä muut osallistuja- ja tulosluettelot voidaan säilyttää
pysyvästi osana yhdistyksen arkistoa.